El COVID-19 está generando situaciones excepcionales en todos los ámbitos de nuestra vida, tanto personal, como laboral. Muchas empresas están preocupadas por lo que puede hacer este virus, que solo afecta a las personas, con la continuidad de sus actividades y con la supervivencia de la compañía.
En ese contexto, cabe preguntarse si las normas ISO de calidad pueden ayudarnos a afrontar esta situación.
Efectivamente, las normas ISO incluyen herramientas que pueden ayudarnos a enfrentarnos a esta situación, como por ejemplo el análisis de riesgos y oportunidades de ISO de calidad (ISO 9001).
En estos tiempos tan duros de pandemia, a las empresas se les hace muy complicado seguir adelante y salvar su negocio; por eso, la norma ISO de calidad ofrece grandes oportunidades para la mejora de la gestión de la calidad.
Hay varios aspectos de esta norma que pueden ayudar a la empresa a gestionar la situación actual generada por el Coronavirus.
El sistema ISO de calidad, dentro de su gestión por procesos, nos proporciona las herramientas necesarias para describir los procesos de nuestra organización y sus interacciones. Es de vital importancia que se tengan definidos dichos procesos, ya que esto nos permitirá seguir llevando a cabo nuestra actividad con el menor impacto posible.
Uno de los aspectos principales, procede de la propia norma ISO de calidad, que es un estándar de gestión por procesos que nos obliga a definir y sistematizar los procesos internos y externos de nuestra organización. En este periodo de especial complejidad, la realización, por parte de la dirección, de revisiones adicionales (no programadas) puede ofrecer una excelente oportunidad para reaccionar rápidamente a los cambios en las circunstancias derivadas de la pandemia, y poder planificar e implementar acciones de forma rápida, según proceda.
Otro aspecto de la norma ISO de calidad sería la identificación de stakeholders: es evidente que el análisis del contexto de la organización y la comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, nos pueden ayudar en la gestión de la crisis, ya que nos ofrecen herramientas para identificar a qué amenazas concretas nos enfrentamos y qué esperan las partes interesadas pertinentes de nuestra organización que hagamos al respecto.
Adaptación de la ISO de calidad nos ayudará a planificar acciones concretas para abordar riesgos y oportunidades. Cualquier decisión de la organización tendrá que ser tomada de manera extremadamente ágil y siendo conscientes de que la base fáctica de las mismas está sujeta a una gran incertidumbre y de que puede cambiar muy rápidamente.
La norma ISO de calidad garantiza que la empresa disponga de mecanismos para la gestión del cambio que se requieren en una contingencia como la actual y mecanismos que incluyen el análisis de la disponibilidad de recursos y la reasignación de responsabilidades, manteniendo la integridad del sistema de gestión en todo momento. Por lo tanto, las organizaciones más creativas buscarán activamente nuevas oportunidades durante la crisis de la COVID-19 mediante la identificación de posibles nuevos productos y servicios que puedan ellas mismas proporcionar, la modificación de productos y servicios existentes (incluyendo los modos en los que se suministran) o la entrada en nuevos mercados en los que los competidores puedan estar teniendo problemas para responder a la demanda.
También se ha revelado estos días como un aspecto importante, la necesidad de tener establecidos mecanismos de comunicación eficaces, lo cual es una ventaja para las empresas certificadas en ISO de calidad, que disponen de procesos de comunicación tanto interna como externa que les permiten agilizar este aspecto en una coyuntura en la que es imprescindible mantener informados tanto a los propios trabajadores como a clientes, proveedores y otras partes interesadas.
Otros aspectos a considerar en esta crisis sería la gestión de la infraestructura, especialmente de tecnología asociada al teletrabajo, y la competencia del personal, que en muchos casos, deberá adquirir nuevas competencias relacionadas con la actual situación.
La norma ISO de calidad nos puede proporcionar herramientas de seguimiento y análisis del desempeño para evaluar el impacto de la crisis en la actividad, y herramientas de mejora como las no conformidades y acciones correctivas, nos permitirán corregir las posibles incidencias lo antes posible y evitar que vuelvan a ocurrir, disminuyendo los tiempos de adaptación a las nuevas formas de trabajar durante esta coyuntura.
En resumen, estos son solo algunos ejemplos de cómo la norma ISO de calidad bien implementada puede ser una herramienta muy valiosa para ayudar a las organizaciones durante la crisis de la COVID-19. Lo más importante que una organización debe hacer en este periodo es reconocer la necesidad de cambios y ponerlos en práctica a la mayor brevedad.
ISOCAT ayuda a las organizaciones a conseguirlo de una manera sistemática y ágil. Realizamos un diagnóstico inicial, desarrollo documental, implantación, auditoría interna y, finalmente, la gestión y acompañamiento de la norma ISO de calidad.